Actualmente administrar de manera digital nuestros contenidos es algo que hacemos a diario y con bastante frecuencia al día, donde la nube, ese espacio donde guardas lo que deseas y tendrás a la mano siempre, se vuelve en un compañero indispensable en nuestra vida. Demostrando con esto el papel pasa a un segundo plano, sin embargo, en el sector empresarial, aun no se da totalmente ese paso y se siguen teniendo oficinas con bastante consumo de papel, lo cual no solo genera acumulación y lentitud en ciertos procesos, sino que también afectan al medio ambiente, por lo cual, pensar en una oficina sin papel, es una gran oportunidad para dar el siguiente paso con tu organización. Para ello a continuación verás algunas medidas que puedes adoptar para empezar una oficina sin papel:
Almacenar los documentos debidamente escaneados, en caso de estar en físico, en un disco duro y en medios que puedan extraerse, tales como las USB, tarjetas de memorias, entre otros.
Utilizar el intercambio electrónico con esos documentos, donde se almacenan en un servidor de datos, un correo electrónico o cualquier otra plataforma de chat.
Generación y utilización de firma electrónica, lo cual gracias a la validez jurídica que da, es mucho más segura y difícil de falsificar a diferencia de la tradicional.
Escanear y archivar los documentos relevantes, lo que necesitas y que ya existen en el papel.
Esta es una gran idea para impactar el medio ambiente aunque no sea en gran medida, sin embargo, te aconsejamos primero, ser consciente del cambio que realizarás y el resultado que obtendrás, preguntándote por ejemplo: ¿Cuánto tiempo se pierde normalmente al buscar un documento?, ¿Cómo puede desconcentrarse un colaborador ir a buscar x documento? En esta última, claramente dependiendo del tipo de archivo, se puede perder desde unos minutos hasta horas, tiempo que literalmente está perdido, ya que podría ser ocupado haciendo una tarea más relevante que revolcar en papeles y papeles esa información que se requiere y la cual podría ser más fácil de obtener a través de la digitalización de documentos.
Para luego, empezar a planear el tránsito hacia la digitalización el cual no se hará de la noche a la mañana, además, de asegurarse de tener todos los elementos necesarios para dar este paso:
Capacidad de almacenamiento y del servidor
Donde quedarán alojados todos los documentos que digitalices, ordenados por nombre para así facilitar el acceso a la información y no hacer una sopa de documentos sin orden. Es necesario que seas consciente del espacio que estos documentos ocuparán, para ello, te recomendamos consultar con una persona conocedora de temas relacionados a servidores locales, memorias, discos duros, entre otros, así mismo como un sistema que te permita gestionar con facilidad y confiabilidad las copias de seguridad de los documentos en caso de cualquier incidente ya sea con el software o el hardware del almacenamiento. En el mercado existen diversas opciones de almacenamiento, desde elementos físicos, hasta nubes pagas que cubren esta necesidad, tales como Dropbox o Evernote, terceros donde dejamos la responsabilidad del alojamiento e mis documentos y ellos garantizan seguridad de esto.
Escáner
Una herramienta clave y esencial para la digitalización de documentos es el escáner, por lo pronto, a la hora de elegir el escáner para tu oficina, es recomendable que valores la conveniencia del escaneado en uno de alta velocidad, definición y comprueba si puede trabajar con diversos formatos y distintos tipos de grosor de papel, seguramente lo necesitarás.
